Para muitas empresas comerciais e industriais, os estoques representam um dos ativos mais expressivos do ativo circulante, necessitando, portanto, de uma gestão eficiente para sua correta determinação, não só no encerramento do ano, mas durante todo o transcorrer do exercício social, para que possam fornecer informações assertivas para a tomada de decisões.

O levantamento e a avaliação dos estoques fazem parte dos procedimentos para elaboração e apuração do Resultado do Exercício e do Balanço Patrimonial. Abrangem os estoques de mercadorias para revenda nas empresas comerciais; de matérias-primas, materiais auxiliares e de embalagem, produtos em elaboração e acabados nas empresas industriais; e, bens em almoxarifado, em qualquer empresa.

Por ocasião da elaboração das Demonstrações Contábeis, todas as empresas devem proceder ao levantamento e avaliação de seus estoques. Caso a empresa possua registros permanentes de estoques, integrados e coordenados com a contabilidade, deverá ajustar os saldos contábeis a partir do cotejo das quantidades demonstradas nos registros permanentes com as apuradas em inventários físicos.

A contagem física dos itens em estoques para a elaboração do inventário pode ser dividida em dois modos: (a) inventário periódico, feito uma, duas ou mais vezes ao ano, com a contagem de todos os itens; e, (b) rotativo cíclico, realizado permanentemente em forma de amostragem, no qual todos os itens são contados pelo menos uma vez dentro do período de um ano. Caso haja diferenças entre a contagem física e os registros de controle dos estoques, devem ser feitos os ajustes conforme as regulamentações contábeis e tributárias.

Para conseguir resultados satisfatórios na elaboração do inventário físico, deve haver planejamento minucioso e consistente, e escolha de pessoas qualificadas. O cut-off é um dos procedimentos mais importante do inventário, caso sua organização não seja bem feita, corre-se o risco de o inventário não corresponder à realidade. 

Para a seleção dos itens a serem contados pode ser considerada a classifi cação ABC dos itens em estoque e a frequência anual na qual se deseja que o mesmo seja contado, identifi cando quantos itens deverão ser contados por período de tempo. O método da curva ABC é um importante instrumento na elaboração do programa de contagem cíclica. Ele permite identificar itens que justificam atenção e tratamentos adequados quanto à gestão desses estoques. Deve-se também estabelecer um limite de tolerância para as variações, estabelecendo um nível de aprovação, reportando, inclusive, ocorrências mais graves à diretoria da empresa.

Outro procedimento importante é a auditoria dos estoques, cujo objetivo é assegurar-se de sua existência física e propriedade, verificar a existência de ônus sobre os mesmos, julgar se são apropriados para a finalidade da empresa, se tem condições de realização e examinar os critérios de avaliação.

Legislação fiscal

De acordo com a legislação fiscal, as empresas tributadas com base no Lucro Real estão obrigadas a escrituração do inventário dos estoques existentes ao final de cada trimestre de apuração do lucro real: 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro, no caso de apuração trimestral. Já as empresas que tenham optado pela apuração do Lucro Real anual, com pagamento mensal por estimativa, estão obrigadas a escrituração do inventário na data de 31 de dezembro de cada ano-calendário.

No caso de fusão, incorporação, cisão ou encerramento de atividades, os estoques existentes devem ser escriturados no encerramento do período de apuração desses eventos. 

As empresas optantes pelo pagamento mensal do imposto por estimativa que levantarem balanços ou balancetes durante o ano, para efeito de suspensão ou redução do pagamento mensal do imposto, embora devam levantar e avaliar os estoques existentes na data desses balanços ou balancetes estão dispensadas da escrituração do inventário nessas ocasiões.

No caso das empresas tributadas com base no Lucro Presumido e as optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a escriturar o inventário dos estoques existentes em 31 de dezembro de cada ano-calendário.

BCG | Edição | 2001