Organização e planejamento devem fazer parte do dia a dia de qualquer negócio. O sucesso de uma empresa começa com o controle consciente que combine bons investimentos com boa gestão, utilizando-se de ferramentas (ou sistemas) que ajude a controlar o negócio com eficiência.

Como parte do processo de uma boa gestão, controlar os custos é essencial para o crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa. Gastos excessivos ou desnecessários, ao longo do tempo, podem afetar a lucratividade do negócio. Para que isso não aconteça é preciso controlar cuidadosamente todos os custos. É fundamental a análise e o acompanhamento de sua eficácia ao longo do tempo. A redução de custos pode ser implantada de duas formas, a espontânea e a compulsória.

A redução de custos espontânea é buscada antes de qualquer sinal de crise vivenciada pela empresa. Ela visa manter ou conseguir uma vantagem competitiva. Seus efeitos são expansionistas e, em geral, não sofre restrições por parte dos colaboradores. A empresa, pode também, conseguir uma vantagem competitiva pela diferenciação.

Vemos exemplos da pujança de grandes empresas fortemente enraizada em reduzidos custos de pessoal e de aquisição de insumos. A competitividade por meio dos custos reduzidos é um dos grandes desafios estratégicos para qualquer organização. As principais opções são: otimização da qualidade em todos os processos da empresa; atenção ao custo global; compreensão da relação entre custo, preço e receita; aprimoramento da qualidade de dados e de informações de custo; exploração de toda a potencialidade da análise de valor; e, a crença que todo custo é redutível.

Já a redução de custos compulsória geralmente é implantada  uma crise financeira e seu objetivo é a sobrevivência. Ela está baseada no corte de custos inclusive de áreas vitais para a geração de receita para a empresa, por isso todo o cuidado é necessário, pois a eficácia desta forma de redução de custos nem sempre é certa. É prudente que se conheça toda a estrutura operacional e financeira da empresa.

Medidas para redução de custos

Um programa formal de redução de custos é a ferramenta clássica usada pelas empresas para obter competitividade em custos. Num programa típico de redução de custos são estabelecidas metas e responsabilidades.

Mesmo que não haja um programa oficialmente estabelecido, as empresas podem obter resultados expressivos com a adoção de medidas isoladas de redução de custos, buscando sugestões com os colaboradores; renegociando contratos; eliminando o custo financeiro das compras faturadas; reduzindo despesas financeiras; aumentando o giro dos estoques; mudando o regime de tributação; comprando com base no lote econômico de compra; explorando as vantagens dos contratos de compra; usando materiais alternativos; eliminando desperdícios; aumentando a produtividade dos recursos humanos e físicos; otimizando a rota de entrega; fazendo a substituição ótima de equipamentos; implementando parcerias estratégicas; terceirizando atividades; e, mudando a localização da empresa ou unidade operacional.

Redução de custos disruptiva

Boa parte dos processos de redução de custos são baseados no conceito de otimização que em vários casos é obtida por meio da eliminação de recursos produtivos usados pelas organizações. A prática centrada no dito popular de fazer mais com menos, gera redução de custos com a diminuição ou mesmo a eliminação da ociosidade dos recursos produtivos utilizados.

Empresas com estratégia competitiva de baixo custo têm explorado eficazmente a ociosidade dos recursos operacionais de todo tipo, criando novos paradigmas de gestão onde se sobressaem a busca pela simplificação da operação com a eliminação de práticas que encarecem o custo operacional. Ao longo do tempo, a gestão da ociosidade dos recursos operacionais tem se ampliado, inclusive com a geração de novos negócios.

Apesar do avanço continuado dessa forma de redução de custos, ela se apoiava prioritariamente na gestão dos recursos produtivos da própria empresa. Nos últimos anos, surgiu uma mudança na abordagem dessa questão com a inclusão do aproveitamento da ociosidade dos recursos usados por outras organizações e também pelos consumidores.

A nova tendência passou a gerar novas oportunidades de negócios, mas também a criar ameaças, algumas devastadoras para alguns negócios já secularmente estabelecidos. A logística compartilhada é um exemplo de redução de custos apoiada na eliminação da ociosidade dos recursos de transporte e armazenamento por meio de sua utilização de forma consorciada. Essa atividade gerou novos nichos de negócios ao tempo em que encolheu o mercado das empresas fornecedoras de produtos e serviços para a atividade conduzida de forma tradicional.

O Coworking é um outro exemplo de aproveitamento da ociosidade de recursos físicos e humanos e tem impacto crescente sobre os ofertantes tradicionais de espaços para escritórios, móveis e equipamentos, entre outros. O Airbnb se apoia fortemente no fato de que muitas pessoas tem um imóvel para atender a função de moradia, mas que não utiliza todo o potencial desse recurso. O imóvel também pode ser destinado para servir como meio de hospedagem. O impacto dessa mudança sobre o setor hoteleiro é significativo. A operação do Uber também se baseia na exploração da ociosidade dos recursos automóvel e tempo de seu proprietário. 

Tanto o Coworking, a Airbnb como o Uber são exemplos de negócios atrelados à redução de custos disruptiva. Seu potencial de desestabilização de setores tradicionais preocupa a administração de algumas cidades do mundo inteiro. Entretanto, essa é uma tendência irreversível e as reduções de custos serão cada vez maiores.

A lista de atividades potencialmente passíveis de redução dramática em seus custos é extensa e ainda teremos muitos outros fenômenos como Airbnb e Uber. A tendência é que muitas atividades sofrerão redução de custos disruptiva o que trará ameaças para as empresas ligadas ao modelo tradicional de negócio, mas também criará oportunidades para aquelas que souberem aproveitá-las. Edição | LAB | 1810.