Toda empresa é constituída com no mínimo dois objetivos básicos, o de gerar lucros e o de continuidade no mercado. Para atender a estes dois objetivos, são praticados atos administrativos que afetam o patrimônio empresarial, denominados fatos administrativos ou contábeis.

Os atos praticados que não afetam imediatamente o patrimônio, não serão considerados fatos. A visita de um gerente do banco, com o objetivo de manter relacionamento, não afeta de imediato o patrimônio da empresa. Se dessa visita do gerente resultar em empréstimo do banco para a empresa, este ato será considerado um fato administrativo, pois afeta o patrimônio da empresa.

Como forma de controle patrimonial, a contabilidade instituiu o método de registro (escrituração) de todos os fatos administrativos. A contabilidade, através do registro de cada fato, além de propiciar a quantificação e valorização dos elementos patrimoniais (bens, direitos e obrigações), também evidencia no patrimônio líquido, o crescimento ou decrescimento da riqueza efetiva da empresa (e, por conseguinte, dos sócios que a constituíram).

Fatos permutativos e modificativos

Há dois tipos básicos de fatos administrativos, aqueles que alteram a qualidade (composição) do patrimônio, sem alterar o patrimônio líquido, denominamos de fatos permutativos; e, àqueles que afetam o patrimônio líquido, denominamos de fatos modificativos.

Os fatos modificativos, alteram o patrimônio líquido para mais ou para menos. Os fatos que alteram para mais, que aumentam o patrimônio líquido, são denominados de receitas; os que diminuem o patrimônio líquido, são chamados de despesas. Daí se conclui que as receitas são fatos que aumentam a riqueza e as despesas provocam diminuição da riqueza da empresa. Portanto, o patrimônio líquido é aumentado pelas receitas e diminuído pelas despesas.

Demonstração dos resultados (ganhos e perdas)

Para os gestores, é importante saber o quanto a empresa ganhou e como ela ganhou. Para isso foi necessário construir um sistema de informação que permita satisfazer esta necessidade, de responder o quanto e como ganhou.

Vimos que os fatos modificativos que diminuem o Patrimônio Líquido são denominados de despesas, e os que aumentam são denominados de receitas. Se houver a ocorrência de uma despesa ou de uma receita, além da alteração dos bens, direitos e obrigações, também haverá uma ocorrência do mesmo valor no Patrimônio Líquido. Assim podemos dizer que despesas e receitas são componentes do Patrimônio Líquido.

No final do período, para apuração do lucro, deve ser feita a Demonstração de Resultados do período e o encerramento de todas as contas de receitas e despesas, sendo que o resultado (lucro ou prejuízo) será transferido para uma conta do Patrimônio Líquido denominada de Lucros ou Prejuízos Acumulados.

Como vimos, o lucro ou prejuízo para a empresa se processa a cada fato, a cada operação ou transação. O lucro ou prejuízo é dos donos do capital da empresa. Por essa razão a conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados fica no Patrimônio Líquido.