Antes de migrar é preciso haver mudanças substanciais na cultura do empresário que não consegue se ver em ambiente virtual. A Computação em Nuvem (Cloud Computing) estaria em plena infância não fosse a rapidez com que as novas tecnologias de informação evoluem. Se em 2006 o CEO da Google, Eric Schmidt, anunciava essa tendência para serviços organizacionais como sinônimo de uma nova era, hoje suas ferramentas já estão disponíveis a todo tipo de empresa – inclusive pequena e média – e podem ser compartilhadas com relativa facilidade, a custos compatíveis com a demanda de cada empreendimento. São ferramentas eficazes, que ganham adeptos à todo momento, revelando o amadurecimento de uma linguagem que todo empresário precisa conhecer.

Além de espaços para bancos de dados, imagens e documentos, está disponível em nuvem um arsenal imenso de softwares para comunicação corporativa e gestão, que pode ser acionado remotamente, sem peso, de um computador simples, eliminando muitos custos e investimentos na empresa relacionados à TI e equipes especializadas.

Numa analogia simplificada, para trabalhar na nuvem a empresa teria que ter apenas um computador básico e uma internet com banda larga capaz de dar vazão às informações em tempo hábil, como uma TV, em que a tecnologia do equipamento influencia pouco na facilidade do acesso aos canais, já que todos os programas usados também rodam em máquinas possantes instaladas à distância.

O sistema oferece ganho importante na administração porque a maioria dos registros fiscais e contábeis pode ser feita via sistema público de escrituração digital (SPED), como a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e declarações de toda natureza. Houve um grande avanço das ferramentas oficiais para operar com interface nesse ambiente, tirando a complexidade do procedimento e a exigência de tecnologia que exigia altos investimentos.

As ferramentas de apoio à gestão empresarial, de relacionamento e de análises de negócios, por exemplo, podem ser acessadas inclusive fora do ambiente de trabalho, ampliando a interatividade das informações, o que possibilita maior desempenho em reuniões externas e rapidez nas tomadas de decisão. Com as ferramentas em nuvem, a preocupação se volta exclusivamente à operação da empresa, reforçando o core do negócio.

Com o cloud computing, estima-se que possa haver economia de 25% em um período de quatro anos relativa à atualização da versão dos sistemas usados pela empresa e da troca de equipamentos, que deixam de acontecer com a frequência anterior. Além de ganhos intangíveis devido à agilidade, mobilidade e acesso ao que há de mais avançado em tecnologia no mercado. Ou seja, aqueles computadores que precisavam ser atualizados sempre que surgiam novidades ou que precisavam ser mais robustos em decorrência do tamanho do software em operação, ganham mais tempo de vida útil.

No entanto, antes de migrar para as nuvens é preciso haver mudanças substanciais na cultura do empresário que não consegue se ver nesse ambiente virtual, sem sua equipe de TI ao lado, ou sem controlar diretamente o passo a passo de tudo o que ocorre na contabilidade e na gestão, muitas vezes mantendo procedimentos manuais das informações que transmite ao escritório de contabilidade. São empresários que sentem medo de perder a rédea da situação, por achar que as informações possam estar sendo vigiadas por desconhecidos, já que estão alojadas em um local que ele não terá mais acesso físico.

Enquanto o sistema de computação em nuvem apresenta vantagens importantes, há também os poréns. Sua eficiência ficará fortemente comprometida se não houver uma banda larga que apresente bom desempenho. Por isso, é importante levar em conta a localização da empresa e saber se os serviços de internet necessários estão disponíveis na região. Nesse sentido, o sistema é aconselhável para empresas instaladas em cidades com serviços de banda larga consolidado.

Antes, portanto, de fechar um contrato com algum provedor, é fundamental dimensionar todos esses aspectos, tendo a certeza de que não ficará na mão em termos tecnológicos na hora que necessitar de algum tipo de atendimento específico, suporte técnico e treinamento. Para isso, o conselho é que se faça um bom planejamento antes de aderir ao serviço e consulte uma empresa especializada.

As vantagens de migrar para a nuvem

1· O conceito dispensa a necessidade de alocação de capital em ativos de TI (computadores, softwares, licenças e serviços adicionais).

2· Minimiza a escassez de recursos humanos na área de TI, o que é comum nas pequenas e médias empresas.

3· Com a redução dos custos operacionais, amplia o foco no negócio.

4· Devido à flexibilidade de acesso, é possível aumentar a capacidade de processamento em momentos de pico.

5· Ter acesso aos recursos mais avançados disponíveis no mercado.