Os cortes não podem ser aleatórios e impulsionados pelo calor da hora. Controlar custos deve ser missão permanente em qualquer empreendimento, porque estão diretamente relacionados à capacidade competitiva e desempenho no mercado. Consequentemente, a produtividade passa pela racionalização de processos, pela inovação tecnológica e de gestão, onde a palavra desperdício e gordura não têm vez e a tesoura deve ser uma ferramenta indispensável.

No entanto, garantir eficiência e qualidade em produtos e serviços, bem como oferecer o atendimento adequado ao cliente, exigem determinação e critério para evitar decisões sem volta que abalem o núcleo da empresa. Por isso, mesmo em momento de crise os cortes não podem ser aleatórios e impulsionados pelo calor da hora.

No momento de definir cortes, a análise da planilha de despesas deve considerar possíveis impactos setoriais em toda a estrutura, sejam diretos ou indiretos, o que exige certa especialização técnica e experiência dos analistas. Antes de eliminar o cafezinho, por exemplo, o empresário não pode se esquecer do rito diário, que consolida as relações internas, e de como a equipe vai perceber essa medida, que pode gerar descontentamento e insegurança, o que afeta diretamente a produtividade, sem ganhos expressivos na composição do custo final. A folha de pagamento e de aquisição de matéria-prima representativa na produção precisa sim ser revista, pois costuma representar o grosso das despesas e esconder muita gordura.

Em última instância, na crise, o núcleo da empresa ganha atenção especial e as atividades adjacentes, complementares, devem passar por avaliação severa, podendo ganhar novos formatos ou sendo extintas, de acordo com o seu desempenho. Esse acompanhamento também requer técnicas de gestão para não abalar pontos sensíveis integrados, difíceis de serem recompostos e que podem fragilizar toda a estrutura. É fundamental, portanto, que esse controle seja permanente, feito com ferramentas adequadas, apoiado em dados estatísticos, já que tudo envolve recursos financeiros e não pode haver falhas.

Nesse processo, todos os integrantes da empresa, da diretoria aos colaboradores que desempenham as atividades mais simples, precisam estar cientes do momento e da estratégia em ação. Em muitos casos as mudanças envolvem treinamento, clareza na comunicação interna e externa. Vale lembrar que pessoal preparado e comprometido reúne plenas condições para combater desperdícios, reduzir custos, garantir satisfação aos clientes e a competitividade da empresa.

A inovação organizacional e a boa gestão melhoram o local do trabalho, as relações externas e o desenvolvimento dos empregados.  Tais medidas devem confluir para o aprimoramento do ambiente corporativo e a busca da excelência. Para isso, nenhum integrante da equipe pode demonstrar indisposição para colaborar. Assim, amplia-se o potencial da empresa, evita-se o retrabalho, bem como situações de conflito e a duplicação de esforços.

Aparar custos é retirar da operação tudo aquilo que não é valorizado pelos clientes. É zelar pela produtividade e competitividade, o que se alcança com garra e determinação, além de boa dose de experiência, claro.

Exemplos de redução de custos e despesas

1· Um exemplo prático de saída encontrada por algumas empresas diante da crise foi reduzir a quantidade de itens produzidos. Selecionaram apenas os mais consumidos e conseguiram, assim, ampliar a rentabilidade. Primeiro porque concentraram os insumos básicos em apenas alguns itens, que passaram a ser comprados em maior quantidade. A produção tornou-se mais enxuta, com redução expressiva das horas extras. Essa decisão, obviamente, foi tomada somente após uma análise rigorosa do mercado e de diálogo com os clientes, e está em sintonia com os ensinamentos do consultor de empresas globais Chris Zook, por se tratar de esforço concentrado para a manutenção do núcleo principal dos negócios, que dá vida ao empreendimento.

2·  Sendo assim, com o aumento no volume de matéria-prima consumida, conseguiram negociar custos melhores e prazos maiores com os fornecedores, que também precisam fortalecer suas relações em momentos de instabilidade. Por isso estão mais abertos ao diálogo.

3·  Dependendo do poder de negociação da empresa produtora, ela pode também selecionar seus fornecedores a partir de novas cotações com os concorrentes, que estão atentas à movimentação do mercado e em busca de novas e vantajosas parcerias.

4·  A partir do diálogo com os funcionários, para obter sugestões, é possível traçar metas para redução de consumo de água, energia elétrica, material de escritório etc. Nas fábricas, os desperdícios críticos podem também ser enfrentados com mais racionalidade, como na etapa de corte (chapa, tecido, couro, papel etc), o que requer o emprego de software especializado.

5·  No plano das despesas financeiras, reduzir o estoque da dívida é uma boa estratégia, o que só é possível quando se tem um caixa razoável para amortizá-lo. Mas a substituição de dívidas contratadas há mais tempo, que são geralmente mais caras, por acordos novos, com taxas melhores, pode resultar em economia imediata.

6·  Com ajuste no preço do produto, pode ser que o giro se torne mais rápido e melhore o fluxo de caixa. O volume arrecadado pode ser compensado em aplicações, permitindo uma transição menos turbulenta na crise.

7·  Quando a empresa pode escolher o regime de tributação, a mudança pode trazer economia fiscal. O caso mais comum é quando uma empresa tributada pelo sistema de lucro presumido sofre uma queda acentuada em sua rentabilidade. A troca para o regime de tributação pelo lucro real poderá propiciar redução do imposto de renda e contribuição social para as empresas e, em alguns casos, também poderá trazer redução de PIS e Cofins. 

8·  Parcerias ou associações estratégicas podem ser adotadas para ganhar escala nas atividades de compra ou venda. O efeito será a redução de custos de publicidade, serviços de apoio etc. Ou ainda, é possível terceirizar algumas atividades, como transporte, limpeza, cópias, alimentação.