O Custo Total de Propriedade (TCO, na sigla em inglês), mais do que um sistema de avaliação de custos e benefícios relacionados a investimentos, é uma ferramenta que ajuda o empresário a não cair na armadilha do velho ditado popular de comprar apenas porque é barato. Uma ação sem parâmetros técnicos, nesse sentido, pode sair muito caro.

Qualquer decisão de investimento em uma empresa, seja aquisição de máquinas, equipamentos ou softwares, exige avaliação adequada. O TCO pode ser definido como um modelo do ciclo de vida do produto ou serviço, pois levam em consideração os custos de aquisição, propriedade, operação e manutenção ao longo de sua vida útil.

O resultado do cálculo do TCO deve ser comparado com o cálculo de Benefício Total de Propriedade (TBO, na sigla em inglês) para determinar a viabilidade da aquisição.

O TCO determina o custo da tecnologia, a TBO avalia o retorno do investimento. Para uma correta medida deste valor utiliza-se o Retorno Total de Propriedade (TRO, na sigla em inglês), que quantifica o retorno líquido obtido com a utilização da tecnologia avaliada.

Custos diretos e indiretos

O cálculo mais usado está relacionado à instalação de Tecnologias da Informação (TI). Nesse caso, o TCO deve incluir todos os custos decorrentes da aquisição. Para exemplificar, no caso de um hardware, somam-se o custo dos softwares, licenças, amortização, manutenção, upgrades, suporte técnico, tempo ocioso por falhas, segurança (vírus/worms/etc., denial of service, back-up, reparações, treinamento, administração, tempo de operação entre outros).

Os custos devem ser divididos em blocos para determinar a sua concentração ao longo do ciclo de vida da solução, tais como: custos de planejamento, custos de aquisição, custos de operação e manutenção, e custos de alienação. Os custos diretos, quantificáveis, no caso de um hardware, segundo a teoria de Gartnei Group, podem representar, por exemplo, até 30% do custo total do investimento. São eles: o valor pago pelo hardware (aquisições e upgrades) e software (aquisições, upgrades, licenças).

Os custos de suporte (remoto, treinamento, deslocamento, manuais e livros) respondem por 15%. O gerenciamento de redes, sistemas e armazenamento agregam mais 5%. Desenvolvimento (aplicações e conteúdo) incorpora outros 4%. E a comunicação (infraestrutura e taxas) totaliza os 55% dos custos diretos.

Já os custos indiretos, não quantificáveis, respondem pelos 45% restantes, sendo que o custo de usuário final (suporte casual e auto aprendizado) representa 35% e o downtime (perda de produtividade devido a paradas), 10%. Completando assim os 100% entre custos diretos e indiretos.

Benefício Total

O cálculo do TBO exige uma metodologia mais abrangente que o do TCO, como sistemas de pontuação, tabelas comparativas e outros procedimentos similares, que dependem grandemente da experiência e do bom senso do avaliador. Esta visão contempla aspectos como custos associados, flexibilidade e riscos de implantação. Elementos muitas vezes não quantificáveis adquirem importância crescente ao longo do ciclo de vida de uma tecnologia, tais como: aumento na produtividade e penetração de mercado; viabilização de novos negócios e/ou mercados; problemas com fornecedores e componentes inadequados.

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